Événementiel : Comment organiser son premier événement ?

Vous avez ouvert une agence dédiée à l’événementiel et obtenu votre premier contrat ? Vous devez maintenant passer à l’étape suivante. Organiser cet événement de sorte qu’il soit réussi et qu’il vous fasse la publicité pour obtenir d’autres contrats. Voici les points importants à ne pas perdre de vue durant cette organisation.

Définir un objectif pour cet événement

La première étape de la réussite d’un événement est la définition de son objectif. Cette étape est assez souvent occultée. Elle est cependant très importante pour donner une orientation bien définie au plan d’action. L’objectif de cet événement vous permet de mettre l’accent sur des aspects plutôt que sur d’autres. Si par exemple vous organisez un événement pour attirer plus de partenaires sur une marque de fil dentaire, vous devez faire en sorte que le cadre soit évocateur de la santé ou de l’hygiène buccale. Vous devez choisir des aliments et une décoration suggestive qui, sans qu’il y prenne garde, peuvent susciter l’intérêt de ces potentiels partenaires.  Si l’événement que vous organisez est plutôt à but lucratif, vous devez faire en sorte de soutirer le plus d’argent aux personnes présentes. Vous pouvez ainsi prévoir des jeux payants ou des suppléments de collations facturés. Il vous revient de faire preuve d’ingéniosité et d’originalité.

Faire une liste des tâches à réaliser

Une fois que vous avez défini l’objectif de cet événement pour vous et pour les commanditaires, vous pouvez passer à l’étape de l’organisation à proprement dire. Pour cela, vous devez absolument réaliser une liste de tâches à accomplir. Pourquoi ? Parce que la liste vous sert de cahier de charge pour ne manquer aucune action importante. Cette liste doit comprendre l’ensemble des éléments comme :

• La logistique : le lieu de l’événement, la salle, le matériel nécessaire, etc.
• La restauration : les repas ou collation à servir, le type de boissons à servir, plutôt plats ou petits fours, etc.
• Les fournisseurs : à quel restaurant confier la commande de la restauration ? Le gâteau viendra de quelle pâtisserie ? Quel DJ faut-il appeler pour la musique ? Chez qui se procurer le projecteur ? Voilà autant de questions qui peuvent vous aider à vous situer.
• Le planning : il est important de prédéfinir la durée de l’événement et les éléments qui doivent la meubler. Votre événement est réglé comme une horloge et chaque chose arrive au bon moment.

Veiller à contacter des fournisseurs compétents

La réussite de votre événement dépend aussi de la qualité de tout ce qui entre en jeu. Vous devez donc veiller à contacter les meilleurs fournisseurs pour vous accompagner dans cette organisation. Pour mieux comprendre de quoi il s’agit, imaginez une mauvaise sonorisation pour une conférence de presse. Ou un restaurateur dont la nourriture est immangeable. Ou même, des tables et chaises fragiles qui se cassent sous l’effet du moindre poids. Pour vous faire une bonne réputation, vous devez offrir le meilleur possible en fonction du budget de votre commanditaire.  Au fur et à mesure que vous avancez dans l’organisation, pensez à vérifier votre checkliste pour ne rien oublier. Il serait très fâcheux par exemple d’oublier les serviettes de table à une réception ou le couteau pour couper un gâteau de mariage.